Un "stakeholder" es toda aquella persona física o moral que está interesada en el desarrollo del proyecto, ya sea porque los resultados que se generarán le traerán beneficios o, porque afectarán sus intereses. Para evitar que estos individuos nos traigan problemas futuros es necesario identificarlos a tiempo, detectar su importancia, expectativas y nivel de influencia. Al final de este proceso, sabremos quién jugará en nuestro proyecto como el bueno, quién será el malo y quién puede pasar por el feo.
No te confundas... esta no es la trama de una película, ¡es la realidad!.
Primera misión: Identificarlos
La identificación de stakeholders nos permitirá saber quiénes son, detectar su importancia dentro del proyecto, estudiar el rol que desempeñan en él, las áreas a las que pertenecen, sus intereses y expectativas, conocimientos y nivel de influencia que puedan tener. Es importante llevar a cabo este proceso desde la fase de inicio para evitar problemas futuros como cambios constantes en el alcance, retraso en las entregas, aumento de costos, afectación de la calidad, etc.
Normalmente, quién no tiene experiencia en administración de proyectos subestima este proceso, sobre todo porque se tiene la falsa idea de que los únicos interesados serán: el que desarrolla el proyecto y el que utilizará el producto resultante. Sin embargo, debemos preguntarnos ¿quiénes serán todas aquellas personas que de manera directa o indirecta se verán beneficiadas por nuestro proyecto? ¿quién podría verse afectado? ¿quién pagará por su desarrollo? ¿quién pagará por el producto final? ¿quién puede influir negativamente?.
Una vez que resolvamos estas preguntas y obtengamos una lista preliminar de posibles involucrados, entrevistarlos nos permitirá saber si existen otros actores no tan visibles que pudieran influir en el proyecto.
Segunda misión: Clasificarlos
La 4ta. edición del PMBOK dice que "los interesados deben ser clasificados de acuerdo a sus intereses, influencia e involucramiento en el proyecto", por lo que para ejemplificar este proceso, clasificaremos a nuestros involucrados evocando a la famosa película del género "Spaghetti Western" que da título a este artículo:
El bueno (Clint Eastwood). Tomando en cuenta que el análisis lo hacemos los administradores de proyectos, nosotros seremos los buenos (jeje), los cazarrecompensas que buscaremos que el proyecto le genere beneficios a nuestra empresa, al cliente y a nuestro personal (ganar-ganar); por otra parte nuestro equipo de trabajo también participará como "El bueno" ya que será nuestros brazo fuerte para desarrollar las tareas que en suma formarán uno o varios productos. El patrocinador también jugará este rol debido a que es el principal interesado que se lleve a cabo el proyecto y pagará para que se concrete positivamente. |
El malo (Lee Van Cleef). El rol del despiadado asesino a sueldo lo pueden jugar varios actores: puede ser el cliente por los altos niveles de expectativa que se genera sobre el producto del proyecto (claramente esto es figurativo ya que debemos recordar que no hay clientes malos), los gerentes funcionales o jefes de área cuando no nos liberan los recursos que necesitamos o bien, los accionistas de nuestra Compañía, cuando no les sabemos vender correctamente la idea que tenemos del proyecto y por lo tanto, deciden no invertir en él. |
| El feo (Eli Wallach). Como en la película, el ladrón dentro de nuestro proyecto puede representar a todo aquel interesado sigiloso que no está a la vista, que aparentemente no tendrá influencia dentro del proyecto, pero que en la práctica no considerarlo puede ser fatal. Como "feo" podríamos tener al gobierno, cuando no tenemos en cuenta que acaba de publicar ciertas regulaciones que podrían afectar el desempeño del proyecto; el hijo del dueño de la empresa que en un santiamén nos puede cambiar el alcance del proyecto por el nivel de autoridad que su padre le otorga, y así, la sociedad, nuestra competencia, el sindicato, etc. Todo aquel involucrado que no tan fácilmente se presenta ante nuestros ojos y que puede influir en el proyecto. |
Misión final: Crear la estrategia para gestionarlos
Para crear las estrategias, ya deberíamos estar 100% seguros de que identificamos a todos nuestros presuntos implicados. Sobre todo, quiero hacer especial énfasis en "El feo" ya que es el actor que comúnmente omitimos ya sea por falta de visión o porque le restamos importancia, pero tengamos en cuenta que es escurridizo y por lo tanto, letal, es necesario detectarlo y tenerlo muy pero muy cerca.
Para no echarle a perder la película a los lectores que no la hayan visto, sólo les diré que la trama se basa en que los tres buscan un tesoro que ninguno podrá encontrar sin la ayuda de los otros dos. Por lo que siguiendo con nuestra analogía, nuestro proyecto no saldrá adelante si no consideramos que todos los involucrados pueden realizar aportaciones valiosas.
Estudiando a nuestros involucrados lograremos generar estrategias para determinar la manera en que responderán a las diversas situaciones del proyecto y de qué manera influir positivamente en su comportamiento o contrarrestar impactos negativos, finalmente hay que tomar en cuenta que como en la película, todos son importantes para el éxito del proyecto.
Así pues, podríamos decir que para gestionar a nuestro feo, la estrategia sería convencerlo por su punto débil, el dinero (... descuiden, eso es obvio, pueden ver la película sin problemas). Si definimos que este actor es "el sindicato", deberíamos tomar en cuenta que su principal interés será el de vigilar que el proyecto no pretenda ser un detonador de reducción de personal. Y si sus sospechas son bien fundadas, podemos convencerlo de que debido a que esto será un ahorro para la compañía, ellos tendrán mayores herramientas para que el próximo año el porcentaje de aumento del contrato colectivo sea mayor.
Al "malo" (la alta dirección de la compañía) no le disgustará saber que los ahorros que el producto del proyecto generará son significativamente mayores que el porcentaje extra que se le podría aumentar al sindicato, adicional a que mitigaremos riesgos de conflictos laborales, se eficientarán procesos y en general nuestros actores estarán satisfechos y colaborando en la medida en que estamos cumpliendo con sus expectativas.
Conclusión
Identificar a los involucrados en el proyecto es una actividad que no debe pasarse por alto ya que nos ahorrará muchos dolores de cabeza en el futuro.
Al concluir este proceso, tendremos 2 documentos guía: nuestro registro de interesados y la estrategia de gestión de involucrados. Debemos tener en cuenta que gran parte de esta información será confidencial, por lo que quedará bajo el criterio del Administrador de Proyectos definir los datos y el nivel de detalle que incluirá en la estrategia de gestión de involucrados.
Hecho esto, habremos descartado fantasmas que sólo nos hacían dudar y habremos definido a los verdaderos actores de esta película, por lo que la probabilidad de éxito del proyecto aumentará ya que sabremos exactamente qué se espera que logre nuestro proyecto, el nivel de influencia de quién lo espera y la forma en la que obtendremos su apoyo.
La pregunta para tí es: para el proyecto que estás administrando en estos momentos, ¿tienes identificados a todos tus stakeholders?... y si es así, no te olvides del feo de la película.
